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E-AKTE

Digitalisierung Ihrer gesamten Aktenstruktur
Akten sind aus dem Büroalltag nicht wegzudenken und deren Vielfalt in Form von Personalakten, Projektakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Fahrzeugakten, Vertragsakten usw. schier unendlich.
Schnell verliert man da den Überblick, in welcher Akte, welches Dokument abgeheftet war und für den Fall der Fälle heftet man es vorsichtshalber doppelt ab … Vergessen Sie das!

In unseren dynamischen Akten finden Sie Ihre Dokumente dank voriger Schlagwortvergabe und Volltextsuche garantiert wieder. Dabei ist es egal, in welcher Akte ein Dokument liegt. Dokumente werden nur einmal archiviert und anschließend über gemeinsame eindeutige Schlüssel (z.B. Projektnummer, Kundennummer usw.) automatisch den richtigen Akten zugeordnet. Eine Dokumentart- und Bereichsübergreifende Aktenbildung ist somit kein Problem.

Sie sparen sich nicht nur das doppelte Abspeichern, sondern vermeiden zusätzlich eine Datenredundanz. Mit den elektronischen Akten müssen Sie keine Akten mehr zwischen den Büros hin und her tauschen. Alle Mitarbeiter haben entsprechend ihren Rechten und Zuständigkeiten die richtigen Akten verfügbar, auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig.

Sie brauchen Ihre Akte auch unterwegs? Kein Problem! Ihre elektronische Akte ist auch über unseren WebViewer verfügbar, alternativ können Sie Ihre Akte auch offline auf einem USB-Stick mitnehmen. Viele Dokumente müssen unverändert aufbewahrt werden, dennoch können Sie viele elektronische Bearbeitungsfunktionen nutzen, z.B. Vermerke, Notizen, Markierungen, Stempel. Das Original bleibt dabei immer unverändert vorhanden.

Ihre Vorteile
» zentraler, gleichzeitiger Zugriff für alle Mitarbeiter
» Zugriff ist klar strukturiert durch Rechteverwaltung
» automatische Aktenbildung und Zuordnung von Dokumenten
» einmalige Ablage (keine Mehrfachspeicherung)
» Digitalisierung für unterwegs oder Home Office

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BELEGERKENNUNG

Ein großer Anteil von eingehendem Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht.
So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die auf verschiedene Weise weiterverarbeitet werden müssen. Mit der Belegerkennung werden diese Dokumente automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt (z.B. Ihre Finanzbuchhaltung).

Durch den Einsatz von OCR-Zeichenerkennung kann ein Suchbegriff an vordefinierten Stellen im gescannten Dokument ermittelt und in ein maschinenlesbares Format umgewandelt werden. Speziell bei gleichartigen Belegen und für sich wiederholende Ablage- und Archivierungstätigkeiten kann die Indizierung somit weiter automatisiert werden. Hierdurch ist eine deutliche Entlastung von Routinetätigkeiten mit einem hohen Erfassungsaufwand möglich.


Ihre Vorteile
» erhebliche Zeiteinsparung durch automatische Belegerfassung
» Qualitätssteigerung durch automatische Rechnungsprüfung (Workflow)
» automatische Übergabe von Daten an Fremdsysteme

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EINGANGSRECHNUNGS-BEARBEITUNG

Eingangsrechnungen fallen in jedem Unternehmen an. Damit Sie so wenig Aufwand wie möglich haben, bieten wir Ihnen einen Prozess von der Digitalisierung bis zur Buchung.

Egal auf welchem Weg Eingangsrechnungen Ihr Unternehmen erreichen, per E-Mail oder per Post, sie werden digital erfasst und automatisch mit Stempeln versehen. Anschließend werden die Rechnungen automatisch ausgelesen, klassifiziert und vorgangsorientiert archiviert.

Dank der intelligenten Prozesssteuerung wird jeder Rechnungsvorgang einer Gruppe von Mitarbeitern oder einer einzelnen Person zugewiesen. Für jeden Lieferanten können bestimmte Fristen hinterlegt werden, die eine schnelle und fristgerechte Bearbeitung und Zahlung gewährleisten. Ihr Skonto lassen Sie sich so nie mehr entgehen! Vertretungsregelungen sichern den Prozess auch bei geplanter oder ungeplanter Abwesenheit ab. Der Vorgesetzte hat jederzeit alle laufenden Prozesse im Blick.

Das System bietet dank der zahlreichen Schnittstellen die Möglichkeit, den Rechnungsvorgang automatisch zu bearbeiten. So ist eine Übergabe der Belege und die Verbuchung in der Buchhaltungssoftware problemlos möglich.

Ihre Vorteile

» frei konfigurierbare Freigabeverfahren
» Auslesen von Rechnungsdaten
» kurze Durchlaufzeiten
» fristgerechte Bearbeitung
» Übergabe an die Finanzbuchhaltung mit direkter Verbuchung





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DIGITALE PERSONALAKTE

Gegenüber der Lagerung und Verwaltung herkömmlicher Papierakten ist sie zeit- und kostensparend. Die digitale Personalakte bietet die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen. Personaldokumente der Mitarbeiter werden automatisch in das digitale Dokumenten-Managementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Alle Unterlagen sind jederzeit verfügbar, natürlich unter Einhaltung sämtlicher Datenschutzvorschriften durch unsere Verschlüsselung und die sicheren Zugriffsberechtigungen.

Sie können mitarbeiterbezogene Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Versicherungsdokumente, Bewerbungsunterlagen u.v.m. hinterlegen. Die Gliederungsstruktur (Aktenplan) der Akte bestimmen Sie selbst oder nutzen einen unserer Vorschläge. Durch die digitale Ablage von Lohnabrechnungen, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten oder Bewerbermanagementdokumente werden diverse Bereiche und Mitarbeiter entlastet.

Die Handhabung ist dabei für Sie ganz leicht. Nachdem Sie sich entschieden haben, mit uns die digitale Personalakte einzuführen, sichten wir Ihre vorhandenen Dokumente. Wir erarbeiten mit Ihnen einen individuellen Aktenplan, der Ihre Bedürfnisse vollständig abdeckt. Gemeinsam legen wir die Benutzerrechte für den Personalaktenzugriff fest.

Neben der Personalaktenführung bietet unser System Ihnen ein Wiedervorlagemanagement. Es erinnert Sie, dass Schulungen Ihrer Mitarbeiter durchgeführt werden müssen, der Führerschein abgelaufen oder eine Beurteilung fällig ist. Über alle Wiedervorlagen Ihrer Mitarbeiter informiert Sie das System rechtzeitig, automatisch und vollumfänglich. Sie haben ausreichend Zeit, um Schulungen durchzuführen, Führerscheine zu verlängern oder neue Dokumente zu beantragen.

Das vereinfachte Suchen und Finden von Personalinformationen spart Zeit, Platz und Geld, denn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten betragen 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters.

Ihre Vorteile

» automatische Übernahme von Dokumenten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung
   Lohnsteuerbescheinigungen oder DEÜV-Meldungen
» Bewerbermanagement incl. Workflow
» Zugriff ist klar strukturiert durch Rechteverwaltung
» Einsatzmöglichkeit auch für Personal-Dienstleister
» automatische Aktenbildung und Zuordnung von Dokumenten






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E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Ein Großteil des gesamten Schriftverkehrs von Unternehmen läuft heute bereits elektronisch. Dabei unterliegt ein Hauptanteil des Schriftverkehrs bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind.

Das Problem der E-Mail-Archivierung erhöht sich im Laufe des steigenden elektronischen Schriftverkehrs zunehmend und muss dringend gelöst werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Die elektronischen Informationen sind meistens steuerrelevant und daher nach Abgabenordnung elektronisch aufzubewahren. Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung.

Die Rundum-Lösung

Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen wählen Sie die passende Strategie. Das MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem imap-fähigen Mailserver E-Mails regelbasiert abgreifen kann – rechtskonform und automatisch. Anschließend können dadurch bestimmte Workflows ausgelöst werden, um Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten.

Neben der serverbasierten Lösung gibt es eine clientbasierte Möglichkeit: das Mail Addin. Das Addin integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und ermöglicht den Mitarbeitern auf Knopfdruck, Mails in der Anwendung manuell zu archivieren.

Um eine umfassende Lösung Ihres E-Mail-Managements zu erzielen, können beide Varianten auch in Kombination verwendet werden. So stellen Sie sicher, dass keine steuerrelevanten E-Mails verloren gehen.

E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren relevanten Daten verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick. Erfahren Sie mehr darüber bei unseren Elektronischen Akten.

Ihre Vorteile

» alle steuerrelevanten E-Mails rechtskonform archiviert
» automatische Zuordnung zu Kunden, Lieferanten, Projekten, Vorgängen, ...
» Überwachung von Postfächern mit hinterlegten Workflows - (Anfragen, Bewerbungen, usw.)
» optional separate Archivierung von Anlagen (z.B. Eingangsrechnungen)






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DIGITALE WORKFLOWPROZESSE

Jedes Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichen Geschäftsprozessen. Dazu gehören die Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung der Anfragen von Neukunden, um nur einige Beispiele zu nennen.

Die Gemeinsamkeit all dieser Prozesse ist, dass einzelne Aufgaben innerhalb einer bestimmten Frist von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen. Um dies sicherzustellen, ist es notwendig, dass alle relevanten Informationen und Dokumente punktgenau ersichtlich sind.

Der Workflow wird ohne Programmierkenntnisse administriert, so dass Sie nach und nach selbstständig alle Unternehmensprozesse darstellen und optimieren können.

 

Ihre Vorteile
» automatische Zuordnung und Verteilung aller digitalen Dokumente
» Eskalationsmanagement und Fristenkontrolle der einzelnen Aufgaben
» permanente Statusmeldungen per E-Mail an zuständige Mitarbeiter
» ohne Programmierkenntnisse einfach administrierbar

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SMARTMAIL – DIE PERFEKTE LÖSUNG FÜR DEN VERSAND IHRER GESCHÄFTSPOST

Sie kennen das: Jeden Tag erreicht eine Flut an Geschäftspost Ihr Unternehmen. Diese muss beantwortet werden. Würden Sie sich nicht auch lieber den Weg zur Post sparen?

Briefpost ausdrucken, kuvertieren, frankieren und versenden war gestern! Mit SmartMail und nur einem Klick können Sie Materialkosten und wertvolle Arbeitszeit einsparen. „Drucken“ Sie Ihre Ausgangspost doch einfach über unser Dokumenten-Management-System. Das System übernimmt vollautomatisch für Sie die Übergabe an das E-POST Druckzentrum der Deutschen Post AG. Druck, Kuvertierung und Frankierung übergeben Sie ganz einfach an einen erfahrenen Spezialisten und sparen sich so auch den Weg zum Briefkasten oder zur Postfiliale!

Die Rechnung muss heute noch raus, die Post ist aber schon weg … Egal! *Klick* versendet! Zusammen mit der zertifizierten E-POST Schnittstelle und SmartMail haben Sie mehr Zeit für Ihre Kunden und deren Bedürfnisse.

Ihre Vorteile

» Einsparung von wertvoller Arbeitszeit
» Einsparung von Materialkosten
» schneller, kostengünstiger und sicherer Versand





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VERFAHRENS-DOKUMENTATION nach GoBD

Neben einer zuverlässigen Projektabwicklung müssen auch diverse gesetzliche Bestimmungen eingehalten und beachtet werden, darunter die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die Vorgaben der GoBD wurden bei der Entwicklung des DMS selbstverständlich eingehalten.

Damit Ihr DMS „revisionssicher“ ist, müssen Sie weitere Vorgaben beachten, darunter Ihre Hard- und Softwarelandschaft, Ihre Organisation und eine entsprechende Verfahrensdokumentation. Gerne helfen wir Ihnen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation und beraten Sie in Fragen der Revisionssicherheit.

Kernaussagen der GoBD

Nach der GoBD ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, das IT-System gegen den Verlust (z.B. Unauffindbarkeit) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen.

Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.

Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu erfassen (Vollständigkeit und Lückenlosigkeit).

Dem Grundsatz der Richtigkeit folgend hat das DMS sicherzustellen, dass die zu archivierenden Dokumente und Daten den geforderten Grad der Übereinstimmung mit dem Original aufweisen (bildlich oder inhaltlich).

Die Forderung der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und der Belegsicherung besteht. Dies lässt sich auf Dauer durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllen.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz eines DMS gelten dann als durchgehend erfüllt, wenn die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien während der gesamten Aufbewahrungspflicht sichergestellt werden kann.

Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten ist, dass alle Informationen, die in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen.

Mit dem DMS lassen sich originär elektronische sowie digitalisierte Dokumente verwalten. Die DMS-Anwendung dient der Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung sowie der geordneten Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen unterschiedlicher Art über ihren gesamten Lebenszyklus bzw. ihre vorgegebene Aufbewahrungspflicht im Unternehmen. Mit unserem System können Sie die Anforderungen an die GoBD erfüllen.

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